一、公文的意義：簡單的說，就是處理公務的文書，只要兩方有一方是政府機關即可稱『公文』
二、公文的種類：
1.
令：公布法律、人事命令，總統、軍事機關發布命令時用之。
2. 呈：對總統有所呈請或報告時用之。
3.
咨：總統與立法院、監察院公文往復時用之。
4. 函：各機關間公文往復，或人民與機關間之申請與答復時用之。
5.
公告：各機關對公眾有所宣布時用之。
6. 其他公文：包括書函、開會通知單、公務電話紀錄、手令或手諭、簽、報
告、箋函或便箋、聘書、證明書、證書或執照、契約書、提案、紀錄、節略、說帖及定型化表單等。
三、公文的作法：公文文字應簡淺明確，用字不可模稜兩可，並加具標點符號，以免造成誤會。基本上，公文可分為：主旨、說明、辦法
這三段，而內容若是可以只用主旨一段完成者，不必硬式分成三段，這樣就太累贅了！
四、公文的區分：
1.
上行文：下級機關對上級機關有所請求或報告時所使用。
2. 平行文：同級機關或不相隸屬機關間行文時所使用。
3.
下行文：上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時所使用。
五、公文的用語：
(一)期望用語：「期望用語」就是發文者對受文者表達期望的用語，期望用語以用在「主旨」為宜，不在「說明」、「辦法」內重複加以使用。如下：
(1)
請查照：表示發文者行文給受文者，請受文者查明後依文中所述辦理，此一用語多在平行文。
(2)
請照辦：表示發文者行文受文者，請受文者依文照辦，此一用語多用在下行文。
(3)
請辦理惠復：表示發文者行文受文者，請受文者辦妥後回復發文者，此一用語多用在平行文或上行文。
(4)
請辦理見復：表示發文者行文受文者，請受文者辦妥後務必回復發文者，此一用語多用在下行文或平行文。
(5)
請核示：表示發文者行文受文者，請受文者核定，以便發文者依核示事項辦理，此一用語多用在上行文。
(6)
請鑑核：與「請核示」意思相同。
(7)
請核備：表示發文者為尊重受文者的關係，在決定從事某項事情之前，行文受文者報備，受文者同意後，再進行工作，此一用語多用在上行文。
(8)請備查：表示發文者為尊重受文者的關係，在決定從事某項事情之前或同時，行文受文者報備，此一用語多用在平行文或下行文。
(9)
請轉行照理：表示發文者請受文者轉行其所屬之單位辦理，此一用語多用在平行文或下行文。
(10)希照辦：表示發文者行文受文者，希受文者依文照辦，此一用語多用在下行文。
(11)希辦理見復：表示發文者行文受文者，希受文者辦妥後務必回復發文者，此一用語多用在下行文。
(12)希轉行照辦：表示發文者希受文者轉行其所屬之單位照辦，此一用語多用在下行文。
(二)稱謂用語：
(１)有隸屬關係之機關：上級對下級稱「貴」；下級對上級稱「鈞」；自稱
「本」。
(２)對無隸屬關係之機關：上級對下級稱「貴」；下級對上級稱「大」；平行稱「貴」；自稱「本」。
(３)對機關首長間：上級對下級稱「貴」，自稱「本」；下級對上級稱「鈞」；自稱為「職」。
(４)機關(或首長)對屬員稱「台端」。
(５)機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱為「君」、「台端」。
(６)機關對對團體稱「貴」；自稱「本」。
(７)行文數機關或單位時，可稱「貴機關」或「貴單位」。
