如何駕馭電子郵件

原文：http://www.misuisui.com/weblog/article.asp?id=698

第一，要明確一些基本的理念（主要是講溝通和人際交往）：

1. 郵件困擾與工作習慣有很大關係，管理電子郵件其實是在管理工作習慣
2. 文如其人：郵件會在別人心目中影響你的個人形象
3. 從與人溝通的角度出發
4. 禮儀的本質：是一組行為、是為了共同相處、對相關人的需要的尊重、適當的符合對方期望的行為
5. 己所不欲，勿施於人
6. 溝通的功能：傳遞信息、討論問題、交流感情
7. 多一些面對面溝通
8. 郵件不是一個讓對方達到自己想法的工具，而是一種人與人之間的溝通方式，不要忽視人
9. 幫別人來幫助自已

第二，分析各種溝通方式的優缺點：

1. QQ是即時性，主要用來交流感情，但不太正式(大陸用QQ，台灣是MSN或YAHOO MESSAGE)
2. 電話有效、最快、有感情交流，但不能群體溝通、只能點對點
3. RTX可群體溝通
4. 郵件，可以大范轉傳遞信息，可保存。但不能做即時溝通，感性的溝通

第三，郵件溝通時要遵守的原則：

1. 站在對方角度
2. 雙向才是溝通
3. 分階段（不要想一個郵件中包括所有內容，解決所有問題，最好是漸近式）
4. 郵件內容最好過程化，不是結論式，要多次溝通（表達自己想法最好先提出一個問題，待對方參與進來後，再漸進式提出自己的想法。）
5. 象IM一樣用郵件：分次溝通
6. 綜合利用各種溝通方式，如：郵件預約面談，最後發總結報告
7. 收到郵件，第一次就要看完整。然後馬上分為四大類：立刻做、以後做、授權、不做

第四、郵件溝通的細節：

1. 主題：
1. 簡潔，突出重點（標題不要寫太泛的“話題”而是寫重點突出的“主題”）
2. 有引吸力
3. 方便對方查找
4. 主題最好帶上需要收件人執行的動作,如:[請審批]、[信息周知]。
2. TO：
1. 保持越少的收件人越好，多個收件人，要注意收件人之間的關係，考慮到不同人的情感需要
2. 發完郵件還要配合其它溝通方式（面對面、電話、RTX…）
3. 分析郵件組，提煉出關鍵聯繫人。
3. CC：同上，BCC要謹慎
4. REPLY：
1. 不要回復“謝謝”之類客套話，用其它方式做這種溝通，最好是面對面。
2. 與郵件主題不一致時的內容，回復時最好修改回復主題或另起郵件。
5. 正文：
1. 重點要突出（放在第一段，加粗、字體大小顏色）
2. 層次分明（不要想到哪寫到哪，要理出一個結構出來）一個段落一個主題
3. 永遠只做客觀描述，不做主觀感情表達，用具體事由說話
4. 一封郵件不要給太多的信息
6. 兩種郵件寫法：
1. 提出問題、提出建議、怎麼執行
2. 提出建議、說明原因、怎麼執行
7. 發送前，複查一遍