如何使用WORD的索引功能

如何使用WORD的索引功能

2004-03-30 15:02 作者： 宮建春 出處： 天極myhard 責任編輯：vapor

　　索引是根據一定需要,把書刊中的主要概念或各種題名摘錄下來,標明出處、頁碼,按一定次序分條排列,以供人查閱的資料。

　　它是圖書中重要內容的位址標記和查閱指南。設計科學編輯合理的索引不但可以使閱讀者倍感方便，而且也是圖書品質的重要標誌之一。

　　WORD就提供了圖書編輯排版的索引功能，現將其使用方法介紹如下：

　　如何標記文檔中的索引項

　　要編制索引，應該首先標記文檔中的概念名詞、短語和符號之類的索引項。索引的提出可以是書中的一處，也可以是書中相同內容的全部。

　　如果標記了書中同一內容的所有索引項，可選擇一種索引格式並編制完成，此後 Word 將收集索引項，按照字母順序排序，引用頁碼，並會自動查找並刪除同一頁中的相同項，然後在文檔中顯示索引。

　　以標記文中的“唯物主義”為例，先用滑鼠選定文中“唯物主義”四字，然後執行“插入”功能表下的“索引和目錄”。

　　出現對話方塊後，選擇“標記索引項”，出現下一個對話方塊後，選擇“標記”最後執行“關閉”這時在原文中的“唯物主義”二字後面將會出現“{XE "唯物主義"}”的標誌。

　　按一下工具欄上的“顯示/隱藏”按鈕，可把這一標記隱藏或顯示出來。如果你要把本書中所有的出現“唯物主義”的地方索引出來，可在出現第二個對話方塊後，執行“標記全部”。

　　這樣全書中凡出現“唯物主義”的頁面都會被標記出來。索引的格式可自行選擇，排序方式有“筆劃”和“拼音”兩種，默認項是“筆劃”。

　　如何提出已標記的索引項

　　當做完上面的索引標記之後， 就可以提取所標記的索引了，其方法是，把游標移到書的最後邊，然後執行“插入”功能表下的“索引和目錄”,此時，一個索引就出現在游標處。

　　如果你當初選擇的是“標記全部”，則索引會標記出你所索引的某個詞都出現在哪一頁上。一個索引詞在同一頁 中出現多次，索引為節省頁面，只會標記一次，並按筆劃或拼音進行了排序。

　　這樣你就可以按照索引的提示查找有關頁面的內容了。

　　如果你要對生成的的索引格式進行編輯調整可在索引對話方塊中對有關專案進行選擇、自定義或更改。通過選擇相應的選項卡，選擇不同的索引格式。

如何將@、＊、￥之類的符號標記為索引項

　　首先選定文檔中的單個符號。然後執行索引命令，在出現的對話方塊中的“主索引項”框中，緊隨此符號鍵入“;#”，最後單擊“標記”按鈕。

　　編制索引時，Word 將符號放在索引的開始部份。如果所選索引格式包含用於字母組的標題，則符號將歸為一組，置於數位標誌 # 標題之下。既可以刪除該數位記號，也可用“符號”等其他標題來替換它。

　　如何更新索引、目錄

　　一般情況下，要在輸入全部文檔內容之後再進行索引工作，如果此後又進行了內容的修改，原索引就不準確了，這就需要更新索引，其方法是，在要更新的索引中單擊滑鼠，然後按 F9 鍵。

　　在更新整個索引後，將會丟失更新前完成的索引或添加的格式。

　　如何處理索引的頁碼和文檔中的頁碼不相符。

　　如果出現這種情況。可單擊索引後再按 F9 鍵， 即可對其進行更新。

　　如果進行了索引之後，文檔中顯示 XE 或 TA 域等隱藏文字，請單擊“顯示/隱藏”按鈕可將隱藏，然後更新索引。

　　如果文檔包含以隱藏文字格式出現的分節符號或分頁符，則請刪除隱藏文字格式，然後更新索引，這樣頁面顯示就清晰美觀了。